Ironicamente, o gerenciamento do tempo é um problema que afeta a todos, mas com o qual ninguém tem tempo para lidar. Porém, vale a pena dedicar um pouco de atenção para analisar como gastamos nosso tempo e se é possível nos organizar melhor. É possível gerir o tempo no trabalho para ser mais eficiente, mas a questão deve ser abordada ativamente.
Não há dúvida de que o tempo passa. E quanto mais tempo passa sem nos organizarmos melhor, mais perdemos, e com isso, energia e oportunidades. Por isso é fundamental analisar a nossa jornada de trabalho para entender se é necessário fazer alguma alteração .
21 dicas para gerenciar o tempo no trabalho e ser mais eficiente
A gestão do tempo é uma questão complexa que vai desde o aumento da produtividade até equilíbrio entre trabalho e vida familiar . O objetivo é evitar o esgotamento, criar bons hábitos e traçar metas de longo prazo. Planejar e priorizar é o segredo para recuperar o controle do nosso tempo e das nossas vidas, independentemente da nossa ocupação. . Jory MacKay oferece 21 estratégias para uma melhor gestão do tempo.
Entendendo onde termina nosso tempo
Administrar o tempo não significa ficar preso à ansiedade ou ao medo de perdê-lo. Em vez disso, trata-se de compreender os benefícios de um uso mais sábio, como explica MacKay. Disto surge o primeiro grupo de estratégias e conselhos:
1. Compreender que gerir o tempo é uma questão importante. Como dissemos, não se trata de ter medo de perder tempo, mas de compreender os benefícios de uma gestão correta.
2. Seja realista: quanto trabalho você consegue realizar em um dia? Podemos pensar no tempo simplesmente como um recurso de que necessitamos em maiores quantidades, mas ter mais tempo não significa necessariamente ser mais produtivo. A melhor maneira de administrá-lo é planejar no que você trabalhará e quando.
3. Descubra onde ocorre o vazamento de tempo. Quanto mais você entender o fluxo do dia de trabalho, mais seus esforços impactarão o gerenciamento geral.
4. Estabeleça metas diárias e adote sistemas de monitoramento que ajudem você a entender como você está utilizando seu tempo. Depois de ter uma visão geral, você pode começar a mudar o seu dia.
5. Crie uma rotina matinal motivadora. Uma boa rotina ao acordar prepara-nos para um dia de trabalho produtivo: é um impulso positivo que nos acompanha até à noite.
6. Rinuncie a multitarefa . A pesquisa confirma isso: é impossível para um ser humano se concentrar em mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Se você perceber que está perdendo a concentração, pare e anote seus pensamentos antes de retornar à tarefa principal.
Priorize a parte mais importante do trabalho e delegue o resto
Depois de entendermos para onde vai nosso tempo, precisamos decidir a que dedicá-lo (e a que não). Por esta razão MacKay nos aconselha a:
7. Identifique trabalhos urgentes. Compreender o que requer atenção imediata e o que não é importante ou urgente nos ajuda a definir um calendário bem pensado.
8. Depois de estabelecer suas prioridades, seja categórico . Escolha seus objetivos principais e concentre-se neles.
9. Use a regra 30X para delegar algumas tarefas . É a regra de Rory Vaden: gaste 30 vezes mais tempo que leva para completar uma tarefa para ensinar outra pessoa a fazê-la. Reservar um tempo para ensinar outra pessoa e depois delegar nos poupará 1.100 minutos por ano . Ou como diz Vaden, um aumento de 733% no ROTI (Return on Time Invested).
10. Recupere a palavra não do seu vocabulário . De acordo com um artigo publicado pela Universidade de Chicago, dizer que não faço isso em vez de não posso fazer nos permite libertar-nos de compromissos indesejados com muito mais facilidade.
Estabeleça uma programação diária funcional
Assim que os primeiros terminarem
11. Estabeleça horários, não prazos . Mackay aqui toma emprestado o conselho de James Claro . Em vez de perseguir um prazo (e depois se sentir frustrado se eventualmente não conseguir cumprir o prazo), estabeleça uma meta significativa e defina um roteiro.
12. Faça planos baseados em tempo e não em atividades . Divida as tarefas desafiadoras em sessões de duração quantificável. Ao organizar o dia em frações de tempo em vez de tarefas, podemos começar a gerir a nossa agenda com base numa data conhecida (ou compromisso).
Um calendário é algo finito. Um dia contém apenas um certo número de horas. Este facto torna-se claro no momento em que tentamos encaixar um número irreal de coisas num espaço finito.
-Peter Bregman-
13. Planeje pausas e períodos de descanso. Precisamos de tempo para descansar e precisamos aceitar que haverá interrupções. Não levar isso em conta significa trabalhar de forma caótica. Acontecimentos inesperados existem e nosso corpo nos avisa quando é hora de fazer uma pausa. Se não deixarmos uma margem, poderemos subitamente ver os nossos planos ruírem.
14. Separe o tempo do criador do tempo do gerente . É fácil preencher o tempo com tarefas rotineiras e não deixar espaço suficiente para um trabalho significativo. Uma coisa é Fazer outro é gerenciar .
15. Atividades em lote ao longo da semana. Agrupe atividades semelhantes e aproveite o impulso que surge ao iniciar um trabalho. Aplique a primeira lei do movimento de Newton à produtividade: um objeto em movimento continua seu movimento.
Use o espaço para gerenciar o tempo no trabalho de uma forma mais motivadora
Calendário e agenda não são as únicas ferramentas de gerenciamento de tempo que temos. Mackay sugere algumas estratégias para usar no escritório que podem influenciar a forma como trabalhamos.
16. Experimente o método Pipoca para desbloquear o tempo. Mudar o local de trabalho ao longo do dia pode ser uma boa maneira de manter a motivação e a produtividade. Essa é a técnica proposta por Joel Runyon e funciona assim:
- Anote todos os seus compromissos de trabalho do dia em um pedaço de papel.
- Divida esta lista em três partes ou lotes iguais (ver ponto 15).
- Escolha três estações diferentes para cada lote de trabalho.
17. Trabalhe seguindo o ritmo energético do seu corpo. Organize seu trabalho da maneira mais funcional para você. Não pense apenas em termos de gerenciamento de tempo, mas também de energia .
Proteja seu tempo
Nunca faltarão situações que tentarão ocupar o seu tempo. O tempo deve ser protegido para evitar seu uso incorreto. Mackay oferece o seguinte conselho.
18. Use a preguiça estratégica para trabalhar nas coisas certas . O conceito de preguiça estratégica envolve dar prioridade a trabalhos e tarefas importantes e permitir-se um pouco de preguiça para aqueles que são menos importantes.
Nada é menos produtivo do que fazer com eficiência o que não deveria ser feito.
-Peter Drucker-
19. Defenda automaticamente seu tempo inegociável. É importante garantir que o trabalho que exige concentração continue sem problemas e interrupções. Para tanto, é fundamental evitar distrações. Existem ferramentas que permitem que você se comunique com outras pessoas automaticamente quando não estiver disponível. Alternativamente, encontre uma maneira de comunicar que você está focado e não quer ser incomodado.
20. Use o Método Ivy Lee para terminar bem o seu dia. Ivy Lee recomenda uma rotina diária simples de cinco etapas para produtividade máxima.
- No final de cada dia de trabalho, anote as seis coisas mais importantes que você precisa resolver no dia seguinte. Não escreva mais de seis tarefas.
- Organize esses seis itens em ordem de importância.
- No dia seguinte, concentre-se em seu primeiro emprego. Conclua isso antes de passar para o segundo.
- Proceda com o resto da lista da mesma maneira. No final do dia, mova as tarefas inacabadas para a lista do dia seguinte.
- Repita esse processo todos os dias úteis.
21. Não se esqueça dos benefícios do tempo livre. Gerenciar o tempo não envolve apenas trabalhar. Para encontrar um equilíbrio na nossa vida profissional que nos mantenha saudáveis e felizes devemos lembrar o tempo dedicado ao descanso, lazer e socialização .
Gerenciar melhor o tempo no trabalho: um possível desafio
Gerenciar o tempo no trabalho e ser mais produtivo é um desafio ao alcance de todos . Porém, precisamos parar e pensar sobre o que fazemos, como fazemos e o que realmente queremos alcançar. Fazer não significa necessariamente trabalhar ou completar.
Portanto, dedique o tempo necessário para estudar sua rotina e reprogramar suas atividades. Com essas indicações será mais fácil organizar sua jornada de trabalho ou estudo e obter melhores resultados.
